Welkom bij het eerste deel van mijn nieuwe blogserie over provisioning in Microsoft 365! In deze serie van vier blogs ga ik dieper in op wat provisioning is, welke vormen er zijn, hoe het werkt en hoe het succesvol kan worden ingezet in Microsoft 365. Veel organisaties weten het nog niet (of geven het nog niet toe), maar zonder goede provisioning is Microsoft 365 eigenlijk niet meer dan een fancy netwerkschijf in de cloud met héél veel toeters en bellen. Provisioning is de sleutel tot het maken van een omgeving die zowel gestructureerd, als beheersbaar blijft.
Maar wat is provisioning?
In de context van Microsoft Teams, verwijst provisioning naar het proces waarbij een nieuw Team wordt aangemaakt en geconfigureerd om aan de specifieke behoeften van een organisatie te voldoen.
Dit omvat het instellen van de juiste toegangsrechten voor teamleden, het kiezen van de juiste instellingen voor privacy, beveiliging, archivering, en het configureren van de gewenste apps en integraties.
Provisioning kan handmatig worden gedaan door een beheerder of automatisch worden uitgevoerd via scripts, workflows en provisioningsoftware. De gekozen strategie is afhankelijk van de omvang van de organisatie en de complexiteit van de Teams-configuratie.
Het doel van provisioning is om ervoor te zorgen dat nieuwe Teams goed zijn geconfigureerd en klaar zijn voor gebruik door de gebruikers, en om te zorgen voor consistente en gecontroleerde toegang tot informatie en functionaliteiten binnen Teams.
Voorbeeld:
Zonder controle of gedefinieerde processen rond het creëren van Teams is de kans op chaos op termijn bijna 100%. Je kunt dan denken aan problemen zoals inconsequente vormgeving, dubbele Teams voor hetzelfde doeleinde, naamgevingsconventies die niet consequent zijn, metadatavelden die niet beschikbaar zijn, en rechten die verkeerd zijn ingesteld. Simpel vertaald: iedereen doet waar die zin in heeft met Teams/SharePoint.
Voordelen van Provisioning
- Consistente configuratie: Met Teams provisioning kan de configuratie van Teams worden gestandaardiseerd en geautomatiseerd. Dit zorgt voor een consistente ervaring voor alle gebruikers en minimaliseert de kans op configuratiefouten.
- Beveiliging en compliance: Teams provisioning kan worden geconfigureerd om te voldoen aan de beveiligings- en compliance-eisen van een organisatie. Hierdoor kunnen gebruikers veilig samenwerken en kunnen organisaties voldoen aan regelgeving zoals de AVG.
- Schaalbaarheid: Teams provisioning maakt het gemakkelijk om Teams snel en efficiënt uit te rollen naar nieuwe gebruikers en teams. Dit maakt het gemakkelijker om teams te laten groeien en om nieuwe teams snel op te zetten.
- Kostenbesparing: Teams provisioning kan de tijd en kosten verminderen die nodig zijn om Teams handmatig te configureren en te implementeren. Dit kan leiden tot lagere operationele kosten voor organisaties.
Welke vervolgstappen kan ik nemen als organisatie?
Wil je als organisatie nu al eens brainstormen over provisioning dan zijn de volgende aandachtspunten een goede start:
- Welke type Teams heb ik als organisatie nodig?
- Wie mag een Team creëren? (dit kan verschillen per type Team)
- Hoe worden teams vormgegeven? (look and feel)
- Welke beleidsregels moeten Team aanvragers accepteren?
- Welke controles, zoals goedkeuringen, zijn er nodig zijn voordat een Team wordt gecreëerd?
Wil je meer informatie of heb je hulp nodig bij het opzetten van provisioning in jouw organisatie? Stuur mij dan gerust een PM!
Het volgende blog zal gaan over handmatige provisioning en de voor- en nadelen bij deze strategie.